Les lignes directrices de la CNIL prévoient que :
- la simple poursuite de la navigation sur un site ne peut plus être regardée comme une expression valide du consentement au dépôt de cookies ;
- les opérateurs qui exploitent des traceurs doivent être en mesure de prouver qu’ils ont bien recueilli le consentement.
Par ailleurs, la CNIL rappelle que les utilisateurs du site doivent être informés :
- des finalités des traceurs avant de consentir, ainsi que des conséquences qui s’attachent à une acceptation ou un refus de traceurs ;
-de l’identité de tous les acteurs utilisant des traceurs soumis au consentement.
Application :
A date, le bandeau cookies existant ne précise pas les finalités avant le consentement des utilisateurs, ni les conséquences qui s’attachent à une acceptation ou un refus de traceurs.
Capture d’écran du bandeau cookies du site internet de Flashoffice :
Ainsi, le site internet n’est pas conforme, à date, aux recommandations de la CNIL.
Par conséquent, nous vous recommandons de demander au prestataire (Axceptio) de mettre à jour le bandeau de la manière suivante (voir ci-après).
« Flashoffice utilise des cookies techniques essentiels pour le fonctionnement de son site internet et des cookies de mesure d’audience afin de générer des statistiques de fréquentation utiles à l’amélioration de ce site.
Vous pouvez accepter ces cookies ou les refuser en cliquant sur l’un des boutons ci-dessous. Vous pouvez également revenir sur votre choix à tout moment (ex : retrait de votre consentement). Pour ce faire ou, de manière générale, pour plus d’informations sur les cookies, nous vous invitons à consulter notre politique de protection des données.
Flashoffice (ci-après « Flashoffice » ou « Nous »), s’engage à collecter et traiter vos données personnelles conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment conformément au règlement Général sur la Protection des Données (Règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données ou « RGPD ») et à la loi « Informatique et Libertés » (loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés).
L’objet de la présente politique « ci-après « Politique ») est de vous informer des traitements de vos données personnelles réalisés par Flashoffice.
Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à collecter des données personnelles concernant nos clients ou prospects (ex. nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, message (facultatif), horaire de rendez-vous, etc.).
A cet égard, il est précisé que l’ensemble des données personnelles collectées est nécessaire à la gestion des activités de Flashoffice. Si vous ne fournissez pas ces données ou si vous refusez leur collecte, la gestion des activités de Flashoffice s’avérera difficile, voire impossible et vous ne pourrez pas bénéficier pleinement de nos services.
En tout état de cause, Flashoffice s’assure que les données personnelles traitées sont adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont collectées et/ou traitées ultérieurement.
Flashoffice collecte, traite et conserve vos données personnelles en qualité de responsable de traitement pour différents objectifs (« Finalités ») et sur la base des fondements juridiques suivants :
Lors de la consultation du site « Flashoffice » (ci-après désigné le « site »), certaines informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « cookies » installés sur votre terminal (ordinateur, tablette, téléphone mobile ou tout autre appareil optimisé pour Internet).
Ces cookies sont émis par et ce dans le but de faciliter votre navigation sur ce Site, pour des raisons de mesure d’audience.
Un « cookie » est une suite d’informations, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être transmis au logiciel de navigation de l’utilisateur par le site ou l’application sur lequel il se connecte. Le logiciel de navigation le conserve sur le terminal de l’utilisateur (ordinateur, tablette, téléphone mobile ou tout autre appareil optimisé pour internet) pendant une certaine durée, et le renvoie au serveur web à chaque fois que l’utilisateur s’y reconnecte. Les cookies sont, pour la plupart, utilisés pour faire fonctionner un site internet ou une application, améliorer son fonctionnement et le rendre plus performant. En effet, un site internet ou une application peut lire ces fichiers et les interroger, ce qui lui permet de reconnaître le terminal de l’utilisateur et d’enregistrer des informations importantes qui faciliteront l’utilisation du site.
En acceptant le dépôt des cookies de Google, l’utilisateur consent au traitement de ses données selon les modalités et aux fins indiquées dans la politique de confidentialité de Google relativement à l'utilisation de Google Analytics, accessible pour mémoire via le lien suivant : https://support.google.com/analytics/answer/6004245.
Lorsque l’utilisateur se connecte sur le site, un bandeau visant à recueillir son consentement ou son refus concernant le dépôt de cookies de mesure d’audience et réseaux sociaux, sur son terminal apparaît. Tant que l’utilisateur n’aura pas exprimé son choix, ce bandeau demeurera visible, conformément à la Réglementation en matière de protection des données. Tous les six (6) mois, nous redemanderons à l’utilisateur de confirmer ou de revenir sur son choix (paramétrer, refuser ou accepter les cookies), en faisant réapparaître le bandeau sur son terminal.
L’utilisateur peut à tout moment retirer son consentement et revenir sur son choix [insérer lien vers l’outil de gestion des cookies].
L’utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que des cookies soient enregistrés dans son terminal ou, au contraire, qu’ils soient rejetés, soit systématiquement, soit selon leur émetteur. L’utilisateur peut également configurer son logiciel de navigation de manière à ce que l’acceptation ou le refus des cookies lui soient proposés ponctuellement, avant qu’un cookie soit susceptible d’être enregistré dans son terminal.
Si l’utilisateur refuse l’enregistrement des cookies dans son terminal, ou s’il supprime ceux qui y sont enregistrés, l’utilisateur risque de ne plus pouvoir bénéficier d’un certain nombre de fonctionnalités qui sont néanmoins nécessaires pour utiliser le site.
Le cas échéant, nous déclinons toute responsabilité pour les conséquences liées au fonctionnement dégradé du site résultant de l’impossibilité d’enregistrer ou de consulter les cookies nécessaires à leur fonctionnement et que l’utilisateur aurait refusés ou supprimés.
Flashoffice s'engage à préserver la confidentialité de vos données personnelles et à se conformer à toutes les exigences légales concernant le partage et la divulgation des données personnelles.
A cet égard, vos données personnelles ne seront accessibles que par une liste limitée de destinataires, en fonction de leurs besoins et au cas par cas, et notamment aux services et personnels habilités au sein de Flashoffice afin d’accomplir les finalités ci-dessus énoncées.
Vos données personnelles peuvent également être accessibles à des prestataires externes de Flashoffice notamment à des fins de développement, d'hébergement et de maintenance du site internet, de support des outils informatiques utilisés par Flashoffice.
A cet égard, certains de nos prestataires de services informatiques étant situés en dehors de l'Espace Economique Européen, nous nous assurons que les transferts effectués vers ces prestataires sont encadrés par des garanties adéquates, notamment par la signature de clauses contractuelles types de la Commission Européenne et par des mesures de sécurité appropriées.
Vos données personnelles sont conservées sous une forme permettant votre identification pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Les durées de conservation appliquées sont déterminées en fonction des besoins opérationnels de Flashoffice, des droits des personnes concernées, des obligations légales ou réglementaires de conservation et des durées de prescription légales applicables ainsi que des recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et Libertés (CNIL).
Vous pouvez à tout moment demander à Flashoffice d'exercer vos droits d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité de vos données personnelles ainsi que vos droits d’opposition et de limitation au traitement de vos données personnelles conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.
Vous pouvez également définir des directives sur l’exercice de vos droits après votre mort, ainsi que de désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits.
Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser votre demande à l’adresse suivante : timothee@flashoffice.fr
Vous bénéficiez également du droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle (en France la CNIL) en cas de violation des règles applicables en matière de protection des données.
Pour toute question concernant cette Politique ou sur la manière dont Flashoffice collecte et utilise vos données personnelles ou afin d’exercer vos droits, vous pouvez nous adresser votre demande à l’adresse suivante : timothee@flashoffice.fr.
La présente politique peut être modifiée par Flashoffice. Dans ce cas, version révisée entrera en vigueur lorsqu'elle sera rendue disponible sur le Site internet : https://www.flashoffice.fr/.
Les lignes directrices de l’EDPB sur la transparence (WP 260, du 11 avril 2018) prévoient qu’il est possible de fournir une information avec plusieurs niveaux :
- Un premier niveau qui comprend les détails de la finalité du traitement, l’identité du responsable du traitement, et une description des droits des personnes concernées ainsi que des informations sur le traitement qui aura la plus forte incidence sur la personne concernée et sur tout traitement qui pourrait la surprendre. L’EDPB précise que « ces informations devraient être directement portées à l’attention de la personne concernée au moment de la collecte des données à caractère personnel, par exemple en les affichant pendant que ladite personne remplit un formulaire en ligne ».
- Un second niveau d’information, conforme aux articles 13 et 14 du RGPD.
Application :
Les formulaires de contact implémentés sur le internet de Flashoffice sont les suivants :
Formulaire de contact n°1
Formulaire de contact n°2
Ces formulaires de contact ne contiennent aucune mention d’information de premier niveau et ne sont pas conformes à la réglementation applicable en matière de protection des données.
Par conséquent, nous recommandons de modifier ces formulaires en conséquence (voir ci-dessous).
Nous recommandons d’intégrer, à proximité de ces formulaires de contact, la mention suivante :
« Flashoffice collecte vos données personnelles dans le cadre de la gestion de l’utilisation du site internet « https://www.flashoffice.fr/ », et plus particulièrement via ce formulaire de contact pour vous accompagner dans le cadre de votre recherche d’espaces de bureaux. Les informations sur le traitement effectué sur vos données personnelles par Flashoffice ainsi que sur vos droits (accès, rectification, limitation du traitement, suppression, définition de directives posthumes) et comment les exercer, se trouvent dans la politique de protection des données ».
